협업을 증대하는 법, 근데 이제 도구를 곁들인

대부분의 사람들은 '협업'이라는 단어와 그 의미에 대해 잘 알고 있습니다.

“다른 사람과 함께 일하는 것…”이라는 정의는 언뜻 보기에 매우 단순하고 명쾌하지요. 하지만 우리는 '협업'에 대해 좀 더 깊이 알아야 할 필요가 있습니다. '협업'이 우리에게 어떤 의미가 있는 것인지 실용적인 차원에서 보다 잘 이해해야 하며 이와 함께 업무 발전에 가장 큰 변화를 이끈 '협업 도구'를 중심으로 달라진 '협업 방식'에 대해서도 알아야 하지요.

이번 블로그에서는 '협업에 대한 정의'와 함께, 많은 사람들이 가지고 있는 '협업 프로세스에 대한 오해' 그리고 '최고의 협업 도구'는 무엇이 있는지 알아보도록 하겠습니다.

목차

1. 협업이란?

2. 협업의 증대가 가져올 수 있는 3가지 장점

3. 자주 묻는 협업에 관한 질문 3가지

4. 성공적인 조직 협업을 위한 협업 도구

1. 협업이란? 

Collaboration is the act of two or more people working together to achieve a shared goal.
협업은 두 명 이상의 사람들이 공동의 목표를 달성하기 위해서 함께 일하는 행위를 뜻합니다.

조직에서는 어떠한 협업이 이뤄질까요? 조직의 구성원들은 아이디어를 브레인 스토밍 하거나, 프로세스를 개발할 때, 혹은 프로젝트를 완료하기 위한 아이디어 및 업무, 기술들을 공유할 때에 협업을 하곤 합니다. 

협업의 유형은 여러분이 알고 있는 것보다 훨씬 다양합니다. 팀 협업부터 커뮤니티 협업까지 말이죠.

1-1. 팀 공동 작업 (Team collaboration)

팀 공동 작업은 일반적인 형태의 협업으로, 가장 오래되었습니다. 팀 공동 작업의 특징은 모든 구성원이 자신의 업무 뿐만 아니라 다른 구성원의 업무까지도 파악할 수 있다는 점입니다. 팀 공동 작업을 할 때, 구성원 각자가 지닌 특별한 기술들은 조직이 더 큰 목표를 향해 나아갈 수 있도록 만듭니다. 팀 공동 작업의 예시로는 '그룹 브레인 스토밍 세션'이 있습니다. 조직의 구성원 모두가 한 공간에 모여 신제품에 대한 메시지를 생각해 보는 것이죠.

1-2. 부서 간 협업 (Cross-functional collaboration)

부서 간 협업은 구성원 모두가 서로를 알고 있는 팀 공동 작업과 다릅니다. 부서 간 협업은 더 큰 조직의 목표를 달성하기 위해서 다양한 부서와 협업하는 것을 의미합니다. 공석인 직책을 채우기 위해서 HR 팀과 마케팅 팀이 협업하여 새로운 채용 전략을 세우는 것이 그 예가 될 수 있겠습니다.

1-3. 가상 협업 (Virtual collaboration)

기술의 발전이 가속화되면서 가상 협업에 대한 관심은 점점 더 커지고 있습니다. 사람들은 더 이상 국내에서만 일하지 않으며 전 세계에 있는 사람들과 협업하고 있습니다. 화상 회의나 클라우드 기반 소프트웨어, 채널 기반 메시징 플랫폼을 통해 전 세계에 있는 지식, 인적 자원들을 활용해서 말이죠. 새로운 서비스 기능을 잠재 고객에게 가장 잘 설명해 줄 수 있는 방법은 무엇일지, 글로벌 본사 팀원들과 ZOOM에서 논의하는 것이 가성 협업의 예시 입니다.

1-4. 사내 협업 (Company collaboration)

사내 협업의 핵심 개념은 '공유'입니다. 업무 협업을 진행하다 보면 필연적으로 부서 간의 정보 단절(사일로)이 생기기 마련입니다. 조직은 사일로에 정보와 리소스를 쌓아두고 작업해서는 안 됩니다. 자유롭게 지식을 공유하면서 모든 조직의 구성원과 함께 성장해야 합니다. 전체 회의에서 각 부서의 리더가 지난 분기의 데이터와 함께 배운 점들을 공유해 주고, 회사의 목표 달성에 도움을 줄 수 있는 데이터도 함께 설명해 주는 것이 그 예입니다.

(그림 1) 기술과 사회가 발전하면서 자연스럽게 협업 방식의 변화를 경험

커뮤니케이션과 협업의 차이점은 무엇일까요? 

커뮤니케이션과 협업은 서로 보완적인 개념이지만 동의어는 아닙니다. 회사에서 두 단어는 다른 정의와 용도로 쓰이고 있는데요,  커뮤니케이션은 지식을 공유하는 것이지만 협업은 정보를 잘 활용하는 것입니다.

커뮤니케이션은 협업 없이 가능하지만, 협업은 커뮤니케이션 없이는 불가능합니다. 커뮤니케이션은 회사에 전화해 채용이 진행되고 있는지를 문의하는 것이며, 협업은 브레인 스토밍 회의에 참석해 프로젝트에 대한 아이디어를 도출하는 것입니다.

조직 구성원 모두가 같은 플랫폼에서 작업을 하고, 누구나 각 부서의 진행 상황을 실시간으로 볼 수 있다면 프로젝트에 대한 원활한 커뮤니케이션이 가능해질 것입니다. 진정한 협업을 할 수 있게 된 조직은 자연스럽게 좋은 결과물들도 산출할 수 있게 되지요.

2. 협업, 무엇이 중요한 것일까요? 

협업은 조직에게 엄청난 이점을 제공해 줍니다. 협업은 조직이 함께 일할 수 있도록 만들고, 조직 구성원 모두가 새로운 아이디어를 낼 수 있도록 도와줍니다. 또 조직 구성원들이 서로의 의견에 경청하며 배울 수 있도록 기여하죠. 이처럼 협업은 조직이 회사 목표를 효율적으로 달성할 수 있도록 도움을 줍니다.

협업이 중요한 또 다른 이유는 무엇일까요?

첫째, 협업은 문제 해결 능력을 강화 시킵니다.

혹시 프로젝트를 진행하면서 어떠한 방법을 동원해도 좋은 아이디어가 떠오르지 않는 경험을 해본 적이 있으신가요? 이 같은 문제가 발생했을 때 해결 방법은 무엇이 있을까요?

잠재적인 해결책을 마련하기 위해서 구성원들에게 브레인 스토밍을 제안하는 방법이 있습니다. 조직의 문제가 해결할 때까지 조직 구성원 모두가 함께 노력하는 것은 필수적이죠.

문제를 해결하기 위한 최후의 수단으로 협업을 활용하기보다는 협업이 조직의 일상적인 업무 방식에 녹아들 수 있도록 해야 합니다. 조직의 문제 해결 능력을 강화시키기 위해서는, 조직의 모든 구성원들이 해결책에 대해 생각해 볼 수 있도록 이끌어야 합니다. 또한 구성원들 간의 투명한 의사소통이 이뤄져야 하죠. 조직 구성원이 제시하는 모든 아이디어나 의견에 열린 자세를 유지해야 합니다.

그다음, 각자의 관점을 모든 구성원들에게 공유한다면 가장 좋은 해결책을 마련할 수 있게 될 것입니다.

둘째, 구성원 간의 소통의 장벽을 허물어주는 새로운 커뮤니케이션 라인

Cross-collaboration with people from other departments or verticals opens up opportunities like never before. As bonds strengthen and ideas flow more naturally, your teams will connect the dots between potential project breakthroughs and revolutionary business ideas.

만약 조직이 교차 협업을 진행하게 된다면, 좋은 기회를 얻을 수 있습니다. 교차 협업은 부서 간의 유대 관계가 강화시키고, 자유롭게 아이디어를 공유할 수 있도록 도와주기 때문이죠. 그렇게 되면 조직은 잠재적인 프로젝트 혁신과 혁신적인 비즈니스 아이디어 사이의 점을 연결할 수 있게 됩니다.

(그림 2) 협업은 조직 구성원 간의 아이디어 공유를 촉진하여 조직의 성과를 이끌어냅니다.

새로운 커뮤니케이션 라인을 만드는 가장 쉬운 방법은 다른 부서들과 업무를 공유하는 것입니다.  모든 구성원이 모이는 회의를 매월 또는 격 주로 여는 것이죠. 회의를 통해 다른 구성원들의 업무를 파악하고, 회사의 목표를 달성하기 위해서 자원을 한 곳에 모으는 것이 가능한지도 논의하는 것이 필요합니다. 예를 들어 제품의 판매 포인트에 대해 영업팀과 마케팅팀이 함께 논의한 뒤, 판매를 강화시키기 위한 자산을 만드는 것입니다.

셋째, 협업은 구성원들의 사기를 높이는 데 도움을 줍니다.

협력적인 조직 분위기는 구성원들 간의 신뢰도를 자연스럽게 높여줍니다. 대부분의 사람들은 연결을 중요하게 여기기 때문이죠. 대부분 자신이 신뢰할 수 있는 사람 혹은 다른 사람들에게 신뢰를 받고 있는 사람과 함께 일하고 싶어 합니다. 협업을 할 때 구성원들이 서로의 관점을 존중해 주고, 공감도 잘해준다면 보너스 점수를 받을 수 있습니다. 즉 협업을 통해 구성원들의 사기가 높아진다면 조직의 수익 개선도 가능하죠.

조직의 구성원들의 사기를 높이기 위해서는 구성원들을 조직의 중심에 두어야 합니다. 예를 들어 구성원들을 대상으로 설문조사를 진행하거나, 제안 상자를 제작해 구성원들이 편하게 자신의 의견을 말할 수 있도록 창구를 마련해 주는 것이죠. 구성원들의 생생한 피드백을 기반으로 조직의 의사 결정을 내리는 것이 좋습니다.

3. 사람들이 자주 묻는 협업에 관한 질문들

지금까지 '협업의 정의', '협업이 중요한 이유' 뿐만 아니라 다양한 협업 유형에 대해 알아보았습니다. 이제부터는 사람들이 자주 묻는 협업에 관한 질문들을 살펴보도록 하겠습니다.

Q1. 조직에서 협업은 어떻게 만들어지나요?

협업을 하는 조직은 모든 업무에 협업의 틀을 적용 시킬 수 있어야 합니다. 협업하는 조직은 사일로에서 일하는 것을 권장하지 않습니다. 구성원들이 자유롭게 사고할 수 있기를 바라죠. 또 솔루션을 지향하는 분위기가 조성되도록 만드는 것에 집중합니다.

협업하는 조직을 만드는 방법이 궁금하신가요? 지금부터 협업하는 조직을 만들기 위한 몇 가지 방법에 대해 설명해 드리겠습니다:

1. 프로젝트와 관련된 아이디어 이니셔티브를 쉽게 공유할 수 있도록 협업 도구에 투자하는 것이 필요합니다.
2. 관리자와 경영진이 솔선수범하여 협업을 우선시하는 자세를 보여주어야 합니다.
3. 직원들 간의 유의미한 관계가 형성될 수 있도록 돕습니다.
4. 직원들의 동기가 유지될 수 있도록 긍정적인 피드백을 자주 하는 것이 필요합니다.
   
   

Q2. 재택 근무를 할 때도 구성원들과 협업이 가능한가요?

적절한 협업 도구를 활용한다면, 재택근무를 하는 동안에도 협업이 가능합니다. ‘프로젝트 관리 현황 2020 보고서'에 따르면, 설문조사에 참여한 사람 중 25%는 업무 시간의 20%를 차지하는 비공식적인 프로젝트에서 협업을 지원해 주는 적절한 협업 도구를 찾지 못했다고 응답했습니다.

보고서 결과를 통해 조직 구성원 모두가 하나의 정보를 공유할 수 있는 커뮤니케이션 도구가 필요함을 느낄 수 있습니다. 또 구성원이 직접 아이디어, 업무 진행 상태, 최종 결과물 등을 업데이트 및 공유할 수 있으며 다른 구성원에게 피드백까지 줄 수 있는 작업 공간이 필요해짐을 알 수 있습니다.

바로 협업 도구인 먼데이닷컴이 조직에게 그러한 작업 공간을 제공해 줍니다. 먼데이 워크독스(monday workdocs)를 활용한다면, 조직 구성원 모두가 쉽고 간편하게 실시간으로 협업할 수 있습니다. 협업 도구인 먼데이닷컴을 통해 조직 구성원 모두가 교육, 연구, 아이디어 도출 등을 수행할 수 있게 됩니다.