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업무 관리를 효과적으로 하기 위해서는 업무 할당, 일정 관리, 리소스 배분 등이 작업이 한 공간에서 이뤄져야 합니다. 팀원 모두가 원활하게 소통하고, 프로젝트를 체계적으로 정리 할 수 있는 환경 구축이 여러분의 회사가 최고의 성과를 내기 위한 첫 단계라고 할 수 있지요.
이번 블로그에서는 '업무 관리의 개념' 및 '훌륭한 업무 관리가 가져올 수 있는 장점'과 함께 '업무 관리와 프로젝트 관리의 차이점', '업무 관리 소프트웨어를 비즈니스 운영 프로세스를 간소화하는 방법'에 대해 소개해드리겠습니다.
목차
1. 업무 관리란 무엇인가?
업무 관리는 회사의 목표를 효율적으로 달성하기 위해 조직 내에서 프로젝트를 계획 및 구성하고 실행하는 방식입니다. 업무 관리를 하면, 각 팀원에게 업무를 명확하게 할당할 수 있으며 효율적으로 리소스와 일정, 결과물도 관리할 수 있게 됩니다.
업무 관리는 어떤 프로세스로 진행되나요?
업무 관리는 회사의 비즈니스 목표나 업무 진행 방식에 맞춰 사용자 지정을 할 수 있다는 장점을 지니고 있습니다. 업무 관리는 총 3단계의 프로세스로 진행됩니다:
1단계. 목표와 OKR 설정합니다.
귀사의 요구 사항을 토대로 목표와 우선순위를 설정합니다.
2단계. 프로젝트와 비즈니스 프로세스를 정의합니다.
팀원 모두가 프로젝트 진행 사항을 실시간으로 파악할 수 있도록 가시성을 확보합니다.
3단계. 리소스 관리 계획을 세우고, 업무를 할당합니다.
특정 팀이나 개인에게 업무를 할당합니다.
(그림 1) 목표, 프로세스 그리고 업무로 확장되는 일러스트레이션
업무 관리와 프로젝트 관리의 차이점은?
업무 관리와 프로젝트 관리는 비슷한 의미의 용어 같지만 분명한 차이점이 있습니다.
- 프로젝트 관리는 업무 관리의 일부입니다. 시작일과 종료일이 명확하게 정해져 있는 프로젝트를 조율할 때에 활용합니다.
- 업무 관리는 프로젝트 관리보다 더 광범위한 개념이며 유동적입니다. 프로젝트 조율 뿐만 아니라 온보딩 시퀀스 계획, 고객 서비스 워크플로우 자동화, 공급업체와의 커뮤니케이션 개선 등과 같은 프로세스를 개선할 때에도 도움을 줍니다.
2. 업무 관리는 "이러한" 과제를 해결해줍니다!
지금부터는 성공적인 업무 관리가 해결할 수 있는 과제들에 대해서 설명해드리겠습니다:
첫째, 업무 관리를 통해서 리소스 관리가 수월해집니다.
프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해서는 인력, 기술, 도구, 예산, 기타 물리적 자산과 같은 리소스가 필요합니다. 업무 관리를 사용하면 리소스를 낭비하지 않고 효율적으로 관리할 수 있습니다. 또 프로젝트가 예정대로 진행될 수 있습니다.
둘째, 업무 관리는 업무의 투명성을 확보해줍니다.
혹시 프로젝트를 진행하던 와중에 문제가 발생했지만 책임자를 명확히 알 수 없어 곤란했던 경험이 있으신가요? 업무 관리 시스템을 사용한다면, 사용자를 지정해 업무를 할당하는 것이 가능합니다. 팀원 모두가 동료 팀원의 업무에 대해 알 수 있으며, 담당자와 업무에 책임이 있는 사람을 파악할 수 있게 되죠. 즉 업무의 투명성을 확보할 수 있으며 팀원 모두가 책임감을 가지고 업무에 몰입할 수 있게 됩니다.
셋째, 업무 관리는 예산을 계획하고 손익을 예측할 수 있게 해줍니다.
현재 인건비와 원자재 비용이 기하급수적으로 증가하고 있습니다. 이처럼 인플레이션이 상승하거나 팀원을 해고 해야 하는 상황이 발생한다면 회사 예산에 큰 영향을 미칠 수 있습니다. '윌리스 타워스 왓슨'의 보고서에 따르면, 2023년 회사의 급여 예산은 4.1% 증가한다고 합니다. 이 수치는 2008년 이후 가장 높은 증가율입니다.
이러한 상황에서 회사는 필수적으로 업무 관리를 통해 예산을 계획하고 손익을 예측해야 합니다.
(그림 2) 업무 관리와 함께 모든 부서 팀원의 협업을 촉진 시킬 수 있습니다.
마지막, 업무 관리는 사일로를 해제합니다.
부서 간의 소통이 원활하지 않고, 프로젝트 업데이트 상황이 팀원들에게 제때 공유되지 않는다면 중요한 정보가 고립(사일로)됩니다. '애버딘'의 데이터에 따르면, 200명의 상담원을 보유한 센터는 사일로로 인해 연간 150만 달러의 인건비 손실을 보고 있다고 합니다. 업무 관리는 커뮤니케이션을 간소화하여 동일한 정보를 모든 부서의 팀원들이 확인할 수 있도록 권한을 부여해줍니다.
3. 업무 관리, 해야 할까요?
지금부터는 효율적인 업무 관리 시스템을 도입하면 얻을 수 있는 이점들을 소개해드리겠습니다:
첫 번째 장점: 팀원 간의 협업이 향상 됩니다.
업무의 투명성이 확보되어야 효과적인 업무 관리가 가능합니다. 즉 모든 부서의 팀원들이 프로젝트의 목표와 업무 진행 상태를 파악하고 있어야 하는 것이죠. 업무 관리 플랫폼을 사용한다면, 성공적인 프로젝트를 위해 필요한 데이터들의 가시성을 확보할 수 있습니다.
업무의 투명성이 확보된다면, 팀원 간의 협업이 향상될 것이고 효율적인 워크플로우를 활용하여 고객에게 좋은 서비스를 제공할 수 있게 됩니다. 이처럼 원활한 커뮤니케이션은 성공적인 프로젝트의 필수 요소입니다.
뉴욕 타임즈 베스트셀러 작가인 '그렉 맥키언'은 이렇게 말했습니다.
“When the misunderstanding is high, the productivity is low, and the costs are high!”
“부서 간의 오해가 많으면 생산성이 낮아지고, 비용이 많이 들게 됩니다!”
두 번째 장점: 프로젝트의 지연을 막고, 병목 현상을 극복하게 해줍니다.
신중하게 세운 계획은 비즈니스의 문제를 빠르게 해결해줍니다. 팀원 모두가 업무에 책임감을 가지고 팀에게 필요한 것이 무엇 인지에 대해 적극적으로 소통한다면, 프로젝트의 병목 현상을 쉽게 예측할 수 있게 됩니다. 자연스럽게 문제도 극복할 수 있게 되죠.
세 번째 장점: 고객에게 좋은 결과물을 제공할 수 있습니다.
업무 관리 소프트웨어를 사용한다면 업무나 프로젝트의 진행 상황을 시각화할 수 있습니다. 생산성 및 고객 서비스가 저하되기 전에 팀에게 필요한 리소스를 파악하여 워크 플로우를 조정할 수 있는 것이죠.
4. 업무 관리 솔루션, 무엇이 필요한가요?
팀원들과 원활하게 소통을 해야 하거나, 다른 부서와의 협업을 진행 할 때 업무 관리 솔루션을 도구로 사용해야 합니다. 다양한 부서의 업무 유형과 니즈에 맞게 업무 솔루션의 기능 요건도 확인해보아야하는데요. 부서 별 대표적으로 요구되는 기능은 아래와 같습니다.
- 마케팅: 캠페인 계획, 예산 및 리소스 추적
- PMO(Project Management Office): 전략 실행, 포트폴리오 관리 및 추적
- IT: 서비스 요청, 기술 자동화 및 추적
- HR: 온보딩, 채용, 교육 등의 프로세스 추적
- 재무: 운영 비용 및 예산 모니터링
(그림 3) 성공적인 업무 관리를 위해서 업무 관리 소프트웨어는 필수적입니다.
업무 관리 소프트웨어는 어떤가요?
업무 관리 소프트웨어는 프로젝트의 프로세스를 한 공간에서 관리하기 때문에 팀의 목표, 프로젝트 진행 상태 등을 누구나 쉽게 파악할 수 있습니다. 대부분의 업무 관리 플랫폼은 사용자 지정이 가능한 템플릿을 보유하고 있습니다. 또 데이터를 집중화 하여 모든 프로젝트 및 업무관리, 보고, 커뮤니케이션이 한 공간에서 가능하죠.
업무 관리 소프트웨어 도입 시 고려 해야 할 것들은 어떤 것들인가요?
실제로 업무 관리를 경험해보지 않았다면 추상적이게 느껴질 수 있습니다. 업무 관리는 엑셀과 구글시트 보다 먼데이닷컴, 아사나, 노션과 같은 전문 플랫폼을 이용하는 것이 좋습니다. 전문 WorkOS 솔루션은 모든 업무, 프로세스, 도구 및 파일을 하나의 업무용 운영 체제(Work OS)로 집중화 해주기 때문이죠. 전문 WorkOS 도입시 고려 해야 할 사항 및 필수 기능은 다음과 같습니다.
- 프로젝트 관리: 부서와 협업 하여 프로젝트를 실시간으로 계획합니다.
- 업무 관리 및 할 일 목록: 사용자 지정으로 업무를 할당하고, 마감일을 설정합니다. 프로젝트 진행 상황을 모니터링합니다.
- 고객 프로젝트: 프로젝트 목표를 달성하기 위해서 팀의 역량을 균형 있게 조정합니다.
- 비즈니스 운영: 공급망을 관리하며, 워크 플로우를 간소화하는 업무를 진행합니다.
- 리소스 관리: 리소스의 효율성을 극대화합니다.
- 프로젝트 포트폴리오 관리: 진행 중인 프로젝트의 가시성을 확보합니다.
- 목표와 전략: 프로젝트의 목표와 OKR을 설정하고, 목표를 달성하기 위한 계획을 수립합니다.
- 요청 및 승인: 먼데이닷컴의 보드를 사용하면, 간편하게 보고를 하는 것이 가능하고 승인까지도 받을 수 있습니다.
기업의 업무 관리를 위한 WorkOS, 먼데이닷컴
(그림 4) 계획, 실행, 모니터링 그리고 협업. 모든 업무를 하나의 Tool에서, 먼데이닷컴
먼데이닷컴의 업무 관리를 사용하면 모든 유형의 업무, 프로젝트, 업무를 한 곳에 정리할 수 있습니다. 모든 업무, 프로세스, 도구 및 파일을 하나의 업무용 운영 체제(Work OS)로 집중화 해보세요! 먼데이닷컴의 장점을 소개합니다.
- 데이터 차트: 먼데이닷컴의 업무 관리는 간트 차트나 칸반 보드와 같은 15가지 이상의 데이터 차트를 제공합니다. 팀이 직접 워크 플로우의 범위를 설정할 수 있으며, 프로젝트의 중요한 업무(마일스톤)나 종속성 등을 쉽게 파악할 수 있죠. 또 먼데이닷컴의 '워크로드 보기'로 팀 간 리소스의 균형을 맞출 수 있고, 문제가 발생하면 신속하게 대응할 수도 있습니다.
- 시간 추적: 먼데이닷컴의 업무 관리로 프로젝트 완료까지 소요되는 시간을 기록할 수 있습니다. 이는 향후 유사한 업무를 계획할 때에 유용하게 활용할 수 있죠.
- 대시보드: 먼데이닷컴의 업무 관리를 사용하면, 회사의 업무 플로우에 맞는 대시보드를 간편하게 제작할 수 있습니다. 30개 이상의 위젯을 활용해 프로젝트 진행 상태, 타임라인, 예산을 한 눈에 파악합니다.
- 사용자 친화적 UI: 먼데이닷컴의 업무 관리는 고객의 중요한 요청과 세부 정보들을 정리해주기 때문에 이해관계자, 공급 업체, 기타 주요 협업자와 효과적으로 소통할 수 있습니다.
- 사용자 지정 워크플로우: 먼데이닷컴의 업무 관리를 시작하기 위해서는 코드나 교육이 필요하지 않습니다. 회사에게 적합한 워크 플로우를 쉽고 간편하게 제작할 수 있습니다.
- 자동화: 먼데이닷컴의 자동화 기능을 통해 팀 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다. 먼데이닷컴은 200개 이상의 자동화 기능을 보유하고 있습니다. 팀의 반복적인 업무를 자동화하여 비즈니스 전반의 효율성을 개선하세요!
- MarTech 툴과의 연동: 먼데이닷컴은 기업에서 사용하고 있는 다양한 툴(Zoom, Slack, Google Drive 등)과의 연동을 지원해줍니다. 별도의 개별 작업 없이 클릭 몇 번으로 기존에 사용했던 툴을 먼데이닷컴에서 관리 및 작업할 수 있게 되는 것이죠.
먼데이닷컴을 통한 업무 관리, 스마트한 협업
먼데이닷컴의 업무 관리를 사용한다면, 조직, 관리자, 경영진이 협업하여 목표를 빠르게 달성할 수 있게 됩니다. 먼데이닷컴의 자동화 기능과 대시 보드를 활용해 회사에게 적합한 워크 플로우를 쉽고 간편하게 제작할 수도 있죠. 먼데이닷컴으로 비즈니스 전략을 성공적으로 설계하고, 프로젝트 프로세스를 간소화 해보세요!
(그림 5) 먼데이닷컴으로 스마트한 업무 관리와 협업
먼데이닷컴은 코카콜라, EA, 유니버셜 스튜디오, Hulu, Canva와 같은 글로벌 대기업과 전 세계 약 152,000 기업이 선택한 업무 협업 솔루션입니다. 효과적인 업무 관리는 팀 간의 협업을 효율적으로 관리해주고, 동일한 목표를 향해 나아갈 수 있도록 이끌어 줍니다. 모든 업무, 프로세스, 도구 및 파일을 한 곳에 모아주는 업무 관리 플랫폼을 사용해 보세요!
먼데이닷컴 업무 관리와 함께 스마트하게 협업해 보세요!
