현대 사회는 생산성 저하 문제를 겪고 있습니다. 반복되는 업무와 넓어진 선택의 폭으로 생산성을 유지하기란 점점 더 어려워지고 있죠.
생산성은 투입된 리소스를 활용해 얼마나 효율적으로 결과물을 생산해 내는 지를 측정해 주는 척도입니다. 생산성이 높을수록 프로젝트에 필요한 리소스가 줄어들게 되죠. 리소스의 정의는 프로젝트의 종류에 따라 달라질 수 있는데요, 시간과 돈, 원자재, 팀원의 의지력 등이 그 예가 될 수 있겠습니다. 비즈니스에서 생산성은 매출 혹은 프로젝트 성과에 직접적인 영향을 끼치는 요소입니다. 따라서 기업에게 있어 업무 생산성 관리는 매우 중요한 사안이 아닐 수 없는데요.
이번 블로그에서는 생산적인 업무 환경을 구축하는 원칙에 업무 뿐 만 아니라 일상 생활에서도 생산성을 높일 수 있는 방법과 함께 대해서 설명 드리겠습니다.
목차
2. 생산적인 업무 환경을 구축하기 위한 원칙 (feat. 우선순위 매트릭스)
생산성 저하 문제가 발생하는 원인은 무엇인가요?
많은 사람들이 가지고 있는 고정관념은 바로 '많이 일하면 생산성이 높아진다'는 것입니다. 생산적인 팀원이 되기 위해서는 야근을 하고, 사무실에서 오랜 시간을 보내야 하는 것이죠. 이러한 업무 환경이 생산적이라고 말할 수 있을까요?
절대 그렇지 않습니다! 하버드 비즈니스 리뷰(Harvard Business Review) 의 연구 조사에 따르면, 직장인의 대부분은 근무 시간의 30%를 이메일을 답하는 데에 사용하고 있다고 합니다. 또한 일반적인 직장인의 생산성은 하루 3시간에 불과한 것으로 나타나죠.
현재 많은 팀원들이 업무 생산성을 달성하는데 어떠한 어려움을 겪고 있고 그 이유는 무엇일까요?
첫 번째, 결정 피로
여러분은 '결정 피로'에 대해 들어보신 적이 있나요?
'결정 피로(Decision Fatigue)'란 인간의 의사 결정 능력을 제한 시키는 심리적 현상을 뜻합니다. 인간은 많은 결정을 할 수록 더 나은 결과를 선택하는 명확성과 의지력이 떨어지게 된다는 겁니다. 즉 더 양질의 결정을 내리고 싶다면 결정의 양을 줄여야 한다는 것인데요.
팀원은 업무를 하면서 어떠한 결정들을 하게 될까요? 대부분의 팀원은 이메일 보내기, 소셜 미디어 게시하기, 중요하지 않은 회의 참석하기 등 업무와 관련이 없는 의사 결정들을 내리고 있었습니다. 이러한 상황이 반복된다면, 정작 최고의 성과를 내야 하는 중요한 프로젝트에서 팀원의 에너지가 부족하게 됩니다. 팀원의 사소한 결정들을 제거해 주는 것이 의사 결정 질의 향상으로 이러지고 효율적으로 업무를 할 수 있게 됩니다.
(그림 1) 성인은 하루 평균 3,500개의 결정을 내립니다. (출처:PBS)
두 번째, 분산된 업무
생산성이 저하되는 주요 원인은 바로 팀원 간의 원활하지 않은 커뮤니케이션입니다.
업무 협업을 진행하다 보면 필연적으로 부서 간의 정보 단절(사일로)이 생기기 마련인데요. 팀원 간의 커뮤니케이션이 원활하지 않으면 효율적으로 일할 수 없게 됩니다. 또한 여러 부서의 문서가 한 곳에 정리되지 않으면, 분산된 정보를 수집하고 이해하기까지 많은 시간을 낭비하게 되죠.
세 번째, 잘못된 업무의 우선순위
'파레토 법칙(Pareto principle)'은 전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에서 일어나는 현상을 이야기 하는데요.
따라서 업무에서도 나의 성과의 80%를 담당하는 20%의 업무가 무엇인지 파악하고, 우선순위를 설정하는 것이 무척 이나 중요합니다. 업종에 관계없이 대부분의 팀은 프로젝트의 성공을 위해서 중요한 활동과 사소한 활동들을 진행하는데요. 이때 많은 팀이 생산성 저하 문제를 겪는 이유는 바로 가장 중요한 업무가 무엇인 지를 파악하지 못하기 때문입니다. 이들은 회의를 주최하는 것과 고객 관계를 강화하는 것의 차이를 구분하지 못하죠. 정확한 우선순위 파악을 위한 프로세스가 없다면 두 활동 모두 똑같이 중요하다고 생각하기 때문입니다.
앞선 세 가지 생산성 저하 원인을 살펴봄으로써 생산성은 '더 많은 일을 하는 것이 아니라 중요한 일을 효율적으로 하는 것'임을 알 수 있습니다. 그렇다면 '중요한 일' 이 무엇인지 판별할 수 있는 기준과 일을 '효율적'으로 하는 방식에 대한 이야기를 나누어 보도록 하지요.
생산적인 업무 환경을 구축하기 위한 원칙
2-1. 생산성을 극대화하고 싶다면 아래의 4가지 원칙을 지켜야 합니다.
- 비즈니스를 구체적으로 분석합니다.
- 결과의 원인이 되는 20%의 활동을 파악합니다.
- 업무의 우선순위를 정합니다.
- 중요한 활동에 에너지와 리소스를 투자합니다.
4단계를 지킨다면, 팀은 현명한 의사 결정을 내릴 수 있으며 생산성도 높일 수 있습니다. 업무의 우선순위를 정할 때는 '우선순위 매트릭스(prioritization matrix)' 방법을 사용하는 것을 추천합니다.
매트릭스는 두 가지 기준에 따라 항목 그룹(작업, 프로젝트, 목표 등)의 상대적 중요도를 보여주는 2D 시각 자료입니다. 2가지의 기준(X, Y)을 바탕으로 비교적 쉽게 우선순위를 매길 수 있게 됩니다.
2-2. 우선순위 매트릭스
(그림 2) 두 가지 기준으로 업무 우선순위를 나눌 수 있는 우선순위 매트릭스(Prioritization Matrix)'우선순위 매트릭스' (Prioritization Matrix)는 네 가지 구성 요소로 나눌 수 있습니다:
- 두 축 (X와 Y): X와 Y는 항목의 우선순위를 정하는 데 사용할 기준(예: 긴급성과 중요도 또는 영향력과 노력)
- 척도 (Scale): 변수를 측정하는 방법. 일반적으로 2점 척도(예: 긴급 또는 긴급하지 않음)를 사용하지만 항목의 순위는 1~5로 지정할 수도 있음.
- 항목 (Items): 항목은 프로젝트, 작업, 목표 또는 매트릭스에 표시하려는 모든 항목.
- 사분면 (Quadrants): 특정 기준에 따라 항목에 가중치를 부여하고 매트릭스의 네 사분면 중 하나에 배치.
2-3. 우선순위 매트릭스 (Prioritization Matrix)를 만드는 세 단계
누구나 우선순위 행렬을 만들 수 있지만, 팀 단위의 우선순위 매트릭스를 구축하는 것도 중요합니다. 개개인의 다른 팀원이 다른 방식으로 작업의 순위를 매기면 우선순위가 충돌할 수 있으므로 다음과 같은 3단계 접근을 권장합니다:
1단계: 작업 목록 만들기
첫 번째 단계는 우선 순위를 결정하기 위한 항목을 나열 하는 것입니다. 이미 팀 작업 목록이나 업무의 액션 아이템들이 도출되어 있는 경우 얼마 걸리지 않습니다. 목록을 정렬하여 최신 업데이트 되어있는지 마지막으로 확인하세요
처음부터 시작하는 경우라면, 팀을 모아 함께 작업 목록을 만듭니다. 주간 할 일 목록 템플릿을 사용하면 작업을 더욱 빠르게 할 수 있습니다.
2단계: 각 작업 분석
이제 목록을 얻었으니 선택한 기준과 척도를 기준으로 순위를 매깁니다. 많이 사용하는 지표의 중 하나가 '긴급성' (Urgency)입니다. 지금 당장 해결해야 하는 업무인지, 데드라인이 세 달 정도 남은 프로젝트인지 팀과 개개인은 각 항목의 중요성과 타임라인을 함께 고려하여 긴급하지 않은지 여부를 결정합니다.
※유용한 힌트: 작업 목록 템플릿을 사용하면 새로운 '긴급' 열을 쉽게 추가하고 각 작업을 긴급 또는 긴급이 아닌 것으로 설정하여 중요한 모든 정보를 한 곳에 보관할 수 있습니다.
3단계: 작업 플롯
항목의 우선 순위를 정하고 순위를 매겼으면 매트릭스 내에 위치 시켜야 합니다. 각 작업을 오른쪽 또는 왼쪽 절반의 그리드 상단 또는 하단에 매핑 하십시오. 아래, 미국 아이젠하워 (Dwight D. Eisenhower) 34대 대통령의 예시를 통해 실제로 어떻게 적용되고 활용되는지 알아봅시다.
2-4. 아이젠하워 우선순위 매트릭스 (The Eisenhower Priority Matrix)
아이젠하워 매트릭스는 우리에게 주어진 시간을 4분할로 나누어, 어떤 작업도 중요도와 긴급도의 두 가지 기준으로 우선 순위를 판단
(그림 3) 긴급성-중요도 분석이라고도 불리는 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)
매트릭스에 대한 작동 방식은 다음과 같습니다.
A. 왼쪽 상단: 이러한 작업은 매우 중요하지만 그만큼 긴급하지는 않습니다. 즉각적인 주의가 필요하지는 않지만 너무 늦출 경우 오른쪽 사분면으로 이동합니다. 몇 가지 예로는 다음 달로 예정된 결과물이나 다음 주에 끝내야 하는 프로젝트 계획이 그 예시가 될 수 있습니다.
B. 오른쪽 상단: 마감이 빠듯한 프로젝트나 중요한 문제와 같이 매우 중요하고 매우 긴급한 작업을 입니다. 즉시 처리하고 가장 많은 생산력을 투입하도록 합시다.
C. 왼쪽 하단: 이 사분면은 중요하고 긴급하지 않은 작업을 위한 것입니다. 이러한 항목이 수익에 더 도움이 되는 중요한 과제에서 팀을 빼앗아 가는지 살펴볼 가치가 있습니다. 여기에는 의례적으로 진행되는 프로세스나 사용되지 않는 보고서 제작 등이 포함될 수 있습니다.
D. 오른쪽 하단: 이러한 작업은 중요하지는 않지만 긴급한 경우입니다. 이러한 작업은 즉각적인 주의를 필요로 하지만 프로젝트의 성공에 매우 중요하지는 않습니다. 그러나 이러한 작업을 무시하지 마십시오. 만약 그렇게 한다면, 이 작업들은 눈덩이처럼 불어나 감당할 수 없는 작업으로 변할 수 있습니다.
팀의 경우 이러한 항목을 다른 사람에게 위임하거나 자동화할 수 있습니다. 올바른 업무 생산성 솔루션을 사용하면 이메일을 자동화하거나 관련이 없는 프로젝트에서 동료를 지원하는 데 얼마나 많은 시간을 할애하는지 추적하고 투입되는 리소스를 현저하게 줄일 수 있습니다.
생산성을 높이는 5가지 방법을 소개합니다!
지금까지는 생산성 저하 문제의 원인과 이를 해결할 수 있는 방법으로 우선 순위 매트릭스를 소개했습니다.
지금부터는 생산성을 높이는 5가지 방법을 사례와 함께 알아보도록 하지요.
하나. '에센셜리스트' (Essentialist) 가 되세요!
생산성을 높이기 위해서는 업무의 우선순위를 정한 뒤 가장 중요한 업무부터 시작해야 합니다. 즉 업무를 계속해서 추가하는 것이 아니라 빼는 것이 더 중요한 것이죠.
뉴욕 타임즈 베스트셀러 작가인 '그렉 맥키언'은 본인의 책에서 이렇게 말했습니다:
“Essentialism is not about how to get more things done; it’s about how to get the right things done. It doesn’t mean just doing less for the sake of less either. It is about making the wisest possible investment of your time and energy in order to operate at our highest point of contribution by doing only what is essential.”
"본질주의는 더 많은 일을 처리하는 방법이 아닌, 올바른 일을 처리하기 위한 방법과 관련이 있습니다. 이는 단순히 업무를 덜 하는 것을 뜻하지 않습니다. 필수적인 일에만 집중하여 가장 높은 성과를 달성할 수 있도록 시간과 에너지를 현명하게 투자하는 것을 뜻합니다."
에센셜리즘 (Essentialism) 이란 결국 더 중요한 것들을 추려내어 그것들에 역량을 집중하는 방식을 의미합니다.
둘. 건강을 챙기세요!
보험 회사 'Colonial Life'의 조사에 따르면, 약 41%의 직원이 스트레스가 생산성에 부정적인 영향을 미친다고 답했습니다. 미국 근로자의 83%는 업무로 인한 스트레스로 고통받고 있다고 합니다.
팀원이 업무를 하면서 스트레스를 받는 것은 너무나 당연한 일이 되었습니다. 하지만 근무 시간을 최대로 활용하기 위해서는 건강을 관리해야 합니다. 그렇지 않으면 잠재력을 발휘할 수 없기 때문이죠.
생산성을 높이기 위해서는 아래의 4가지를 일상에서 지키는 것이 중요합니다:
첫째, 충분한 수면 시간 확보하기
둘째, 운동하기
셋째, 건강하게 먹기
넷째, 수분을 많이 섭취하기
4가지 활동을 지키기 위해서 노력한다면, 건강이 좋아질 수 있으며 자연스럽게 최고의 생산성을 달성할 수 있게 됩니다.
셋. 자신의 업무량을 명확히 파악하세요!
앞서 말했듯이 사람들은 많은 일을 하면 생산성이 높아질 것이라고 착각합니다. 이러한 고정관념은 팀원의 업무 수행 능력을 저하시킵니다. 대부분의 팀원은 상사나 팀원이 업무 관련 부탁을 하면 자신의 업무량을 고려하지 않은 채 업무를 대신하는 경향이 있습니다. 정작 자신의 업무에 집중하지 못하면서 말이죠.
상사나 팀원의 부탁을 무조건적으로 거절하라는 뜻은 아닙니다. 하지만 자신의 업무량을 명확하게 파악한 뒤 필요하다면 거절을 하는 자세가 필요합니다.
넷. 업무에 놀이적인 요소를 적용해 보세요.
여러분은 놀이에 대해서 어떻게 생각하시나요?
대부분의 사람들은 놀이가 아이들의 것이라고 생각합니다. 또한 놀이는 업무와 상반되는 개념이며 여가 시간에 하는 활동이라고만 생각하죠. 하지만, 최근 연구에 따르면, '게임화(gamification)'는 회사에서의 전반적인 생산성과 행복도를 각각 89%, 88%나 증가시킨다고 합니다.
워크 플로우에 놀이를 적용한다면, 팀원들이 즐겁게 일할 수 있으며 생산성도 높일 수 있습니다. '게임화'에 대해서 자세하게 설명드리겠습니다:
- 상품 및 보상: 성과에 기반한 보상 프로그램을 구축하는 것이 좋습니다. 상품 및 보상은 팀에게 동기를 부여해 주며 생산성도 유지시켜 줍니다.
- 콘테스트: 열심히 일한 팀원에게 인센티브를 주기 위해서 콘테스트를 개최하고, 상품을 주는 것을 추천합니다.
- 기존 리소스 활용: 게임화는 팀이 보유하고 있는 리소스를 활용합니다. (온보딩 프로그램 혹은 LMS)
다섯. 멀티포커스(Multi-Focus)를 해서는 안 됩니다!
인간은 멀티태스킹이 가능하지만, 여러 가지 일에 모두 집중하는 것은 불가능합니다. 복잡한 수학 문제를 풀면서 다른 사람의 말에 집중할 수 없는 것처럼 말이죠.
무조건 한 번에 한 가지 업무 만을 하라는 뜻은 아닙니다. 생산성을 높이기 위해서는 방해 요소를 제거한 뒤 최선의 방법으로 한 가지의 업무를 처리하는 것이 좋습니다.
업무 생산성을 높이기 위한 도구, 업무 협업 툴
팀의 생산성을 높이기 위해서는 소프트웨어의 도움을 받는 것이 필수적입니다. 소프트웨어를 사용한다면, 팀의 목표를 빠르게 달성할 수 있으며 더 큰 성공을 할 가능성이 높아지기 때문이죠.
하지만 회사의 업무에 적합한 도구를 찾기는 매우 어렵습니다. 이와 관련된 고민을 하고 있는 여러분에게 도움을 주고자, 지금부터는 업무 협업 툴이 갖춰야 하는 필수 요소에 대해 설명 하겠습니다.
1. 자동화 기능
생산성을 높일 수 있는 가장 빠른 방법은 무엇일까요? 바로 '자동화' 기능을 활용하는 것입니다. 팀원의 반복적인 업무를 자동화해준다면, 그 팀원은 다른 업무에 더 집중할 수 있게 됩니다.
최근 연구에 따르면, 업무의 60%는 완전 자동화가 가능하다고 합니다. 만약 여러분의 팀원이 대다수의 업무를 수작업으로 진행하고 있다면 엄청난 시간 낭비를 하고 있는 것이죠.
(그림 4) '장바구니 구매 라마인드' 시나리오를 이메일 워크플로우로 설계하는 모습
여러분은 소프트웨어를 선택하기 전에 자동화된 워크 플로우를 제공하는지 여부를 반드시 확인해야 합니다. 예를 들어 먼데이닷컴은 25만 개 이상의 자동화 기능을 제공합니다. 프로젝트 담당자가 팀원에게 업무를 할당한 순간 자동으로 팀원에게 알림이 가게 해주며, 색상 코딩으로 팀원의 업무 진행 상태(작업 진행 중, 작업 중단, 작업 완료 상태)를 한눈에 파악할 수 있도록 돕죠.
대부분의 업무 협업 솔루션이라면 업종에 관계없이 프로세스나 운영을 자동화하는 것이 가능합니다. 프로젝트 담당자는 직접 자동화 레시피를 쉽고 간편하게 만들 수 있으며 새로운 프로젝트 항목을 만들 때마다 자동으로 특정 팀원이 태그 되는 레시피나, 프로젝트 마감 기한이 다가오면 업무를 놓치지 않도록 알림을 설정하는 레시피 등을 생성할 수 있습니다.
2. 업무를 분산을 막는 단일 플랫폼
앞서 언급된 것처럼 분산된 업무는 팀의 원활한 협업을 방해합니다. 팀이 분산 되어 있으면 오해가 발생할 수 있으며, 업무가 지연되는 등 여러 가지 문제가 발생할 수 있습니다. 업무가 분산 되는 것을 막기 위해서는 업무 관리, 보고, 커뮤니케이션이 한 공간에서 이뤄지는 플랫폼을 찾아야 합니다. 대표적으로 아래의 협업 기능들을 활용할 수 있습니다:
- 태그: 프로젝트 항목에 팀원, 고객, 이해관계자를 지정
- 인스턴트 메신저(Instant-messaging): 업무를 진행하면서 실시간으로 피드백 공유
- 화상 회의: 여러분이 자주 사용하는 화상 회의 앱을 연동
- 알림: 프로젝트 마감 기한이 다가오면 업무를 놓치지 않도록 알림을 설정
- 파일 공유: 모든 팀원이 중요한 파일을 간편하게 확인할 수 있도록 파일들을 한 공간에 보관
부서 간의 정보 단절(사일로)을 제거할 수 있으며 팀원 간의 원활한 커뮤니케이션이 가능합니다.
3. 대시보드: 업무 진행 상태를 한 눈에 파악
현재 여러분이 체중 감량을 시도하고 있는 중이라고 상상해 보세요. 일주일에 3~5번 운동을 했으며 식습관을 개선하는 것도 성공했습니다. 하지만 체중을 측정하는 것을 잊어버리고 말았습니다. 그렇다면 여러분은 새로운 습관이 체중 감량에 도움이 된다고 확신할 수 있을까요? 아마도 확신하기 어려울 것입니다.
프로젝트도 마찬가지입니다! 업무 진행 상태를 추적하지 않는다면 프로젝트의 위험 요소, 기회를 발견하기가 어려워집니다. 그렇기 때문에 자신의 업무 진행 상태를 측정해 주는 시스템이 필요하죠. 업무 협업 솔루션에서는 수치를 시각화 해주는 사용자 지정 대시 보드를 제작하는 것이 가능합니다. 팀원들은 동일한 대시 보드에서 업무 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있죠.
(그림 5) 다양한 팀원 및 이해관계자와 프로젝트 진행을 가능하게 해주는 업무 협업툴
업무 협업 솔루션을 통해 팀의 요구 사항에 맞는 사용자 지정 대시보드를 디자인할 수 있습니다. 이를 통해 프로젝트 수익, 팀의 성과, 업무 소요 시간, 비용 등 모든 데이터를 놓치지 않고 파악하세요.
3. 사용자 지정이 가능한 인터페이스 구현
과거에 기업들은 소프트웨어나 웹 개발에 많은 시간과 자원을 투자했습니다. 새로운 기능이 필요해지면, 아웃소싱을 하거나 새로운 사람을 고용했죠.
하지만 이제는 코딩 기술을 잘 알지 못하더라도 '노코드 소프트웨어'를(No-code platforms) 사용하면 됩니다. '노코드 소프트웨어'로 팀에 필요한 모든 앱과 기능을 활용할 수 있죠. 드래그 앤 드롭(drag and drop) 기능을 활용하기 때문에 누구나 쉽고 간편하게 인터페이스를 구현할 수 있습니다.
- 보드 뷰 타입: 대시 보드의 정보들을 다양한 방식으로 시각화하는 것이 가능. 칸반 보드(Kanban), 맵, 워크로드, 간트 차트(Gantt), 타임라인 등을 활용해 데이터를 시각화
- 대시보드 위젯: 20개 이상의 대시보드 위젯을 활용해 보고를 대신
- 자동화: 자동화 기능으로 업무 프로세스를 간소화
- 통합: 먼데이닷컴은 40개 이상의 도구들과 통합
- 열 유형: (업무 진행 상태, 팀원, 텍스트, 타임 라인, 날짜, 태그 등)을 활용해 원하는 방식으로 업무를 정리
(그림 6) 프로젝트 전체 진척 상황 및 진행율을 한 눈에 볼 수 있는 '간트 (Ghantt)' 차트
4. 다양한 템플릿을 제공
여러분이 템플릿을 활용한다면 팀의 업무 프로세스를 간소화할 수 있게 됩니다. 글로벌 업무 협업툴 먼데이닷컴은 200개 이상의 템플릿을 보유하고 있습니다. 먼데이닷컴의 템플릿은 사용자 지정이 가능하기 때문에 생산성을 높여줍니다. 다양한 유형의 템플릿을 활용해 먼데이닷컴에서 여러분만의 워크 플로우를 제작해 보세요!
가장 인기 있는 먼데이닷컴의 템플릿을 소개합니다!
먼데이닷컴을 사용해 업무를 생산성을 극대화하세요!
단순히 일을 많이 하는 것이 '생산성'을 의미하지는 않습니다. 현재 가장 중요한 일을 더 많이 하는 것이 '생산성'을 뜻하죠. 열심히 일하는 것보다 효율적으로 일하는 것이 필요합니다.
팀원들은 프로젝트 성과를 이끌어 주는 업무를 파악한 뒤, 해당 업무에 에너지와 자원을 투자해야 합니다. 또한 자동화를 활용해 업무 프로세스를 간소화하여 생산성을 높여야 하죠.
만약 여러분이 업무 프로세스를 쉽고 간편하게 간소화할 수 있는 플랫폼을 찾고 있다면 먼데이닷컴을 이용하는 것을 추천합니다! 먼데이닷컴에서 다양한 유형의 사용자 지정이 가능한 템플릿을 활용해 여러분만의 워크 플로우를 제작해 보세요!
※ 본문은 해당 블로그를 각색하여 제작되었습니다.
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협업을 증대하는 법, 근데 이제 도구를 곁들인
업무 관리, 어떻게 하는 거죠?
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